پاورپوینت یک ابزار بسیار قدرتمند برای ارائه و انتقال اطلاعات است که تقریبا تمام دانشجویان، دانش‌آموزان، مدرسان، کارمندان و حتی صاحبان کسب و کار از آن استفاده می کنند. اما درست کردن یک پاورپوینت خوب و حرفه ای سختی‌ها و چالش‌های خاص خود را دارد و می‌تواند یک فرآیند گیج کننده و زمان بر باشد. بنابراین ما در اینجا به آموزش نحوه ساخت پاورپوینت حرفه ای تنها در ۴ مرحله و در کمترین زمان ممکن میپردازیم. این روش برای تمام افراد از مبتدی تا حرفه ای مناسب و در واقع بهترین راه حل است.
مراحل ساخت پاورپوینت حرفه ای
گام ۱: آماده سازی مطالب
آماده کردن مطالب اولین فرآیند مهم در درست کردن یک پاورپوینت جذاب و مناسب است. برای تهیه مطالب پاورپوینت باید اقدامات زیر را انجام دهید:
۱. تعیین هدف: قبل از هر چیز، باید هدف اصلی از ساخت پاورپوینت را مشخص کنید. برای مثال می خواهید مطلبی را تدریس کنید، ارائه ای کلاسی داشته باشید، پرزنتی درباره کسب و کارتان داشته باشید، افرادی را قانع کنید و یا حتی هدف شما تنها ایجاد یک فایل جذاب تبلیغاتی یا پروپوزال کاری است؟ با داشتن هدف مشخص، می‌توانید مطالب را به درستی تهیه کنید.
۲. جمع‌آوری اطلاعات: بسته به کاربرد مورد نظرتان، می‌توانید از منابع مختلفی مانند کتاب‌ها، مقالات، وبسایت‌ها و منابع آنلاین استفاده کنید یا خودتان مطالبی بنویسید.
۳. سازماندهی و استاندارد سازی مطالب: پس از جمع‌آوری اطلاعات، آنها را به ترتیب منطقی و قابل فهم سازماندهی کنید و آن ها را به بخش‌ها، زیربخش‌ها و موضوعات تقسیم بندی کنید. سپس مطالب اضافه را حذف کنید. همچنین اگر قصدتان از ساخت پاورپوینت، انجام یک ارائه حرفه ای است، به جای قرار دادن کامل مطالب، سعی کنید با توجه به اصول و قواعد خلاصه سازی که در درست کردن پاورپوینت برای ارائه وجود دارد مطالبتان را خلاصه و استاندارد کنید. یعنی آن ها را به صورت تیتروار، نکات کلیدی و نمودارها و تصاویر برای قرار دادن در اسلاید ها آماده کنید.
گام ۲: انتخاب تم و قالب مناسب برای ساخت پاورپوینت حرفه ای
در این مرحله، پیشنهاد می کنیم به جای استفاده از تم های پیشفرض موجود در پاورپوینت و یا تلاش برای طراحی یک قالب مناسب از صفر توسط خودتان، از تم ها و قالب های آماده استفاده کنید. قالب و طرح کلی آماده را می توانید از سایت های ارائه دهنده قالب و تم پاورپوینت همچون راشاسایت یا هر وبسایت دلخواه دیگری به صورت رایگان دانلود یا خریداری نمایید.
همانطور که در سایت راشاسایت (منبع دانلود قالب پاورپوینت حرفه ای ) گفته شده:
“قالب پاورپوینت به فایل های پاورپوینتی گفته می شود که طراحی و قالب سازی آن به صورت کامل انجام شده است و فقط کافیست تا مطالب خود را درون اسلاید ها جایگذاری نمایید. هر قالب می تواند دارای امکانات مختلفی از جمله متن، تصویر، اشکال، نمودار و جدول، اسمارت آرت، ترنزیشن و انیمیشن باشد”.
اصلی ترین مزیت استفاده از این قالب های آماده این است که دیگر وقت و انرژی خود را صرف طراحی تم مناسب نمی کنید و بنابراین تمرکزتان را تنها بر روی مطالب و سپس تمرین نحوه ارائه می گذارید. در عین حال نیز پاورپوینتی حرفه ای و جذاب آماده سازی می کنید.
گام ۳: جایگذاری مطاالب در پاورپوینت
بعد از دانلود قالب آماده پاورپوینت، نوبت به ویرایش آن می رسد. ابتدا فایل پاورپوینت دانلود شده را باز کنید. )توجه داشته باشید که برای این کار باید نرم افزار PowerPoint روی کامپیوتر شما نصب باشد).
در اسلاید های قالب های پاورپوینت معمولا متن هایی نمایشی به همراه تصاویر قرار داده می شود. شما باید مطالب و در صورت نیاز تصاویر خودتان را به جای آن ها جایگذاری نمایید.
علاوه بر آن شما می توانید با توجه به کاربرد مورد نظرتان، از افکت‌ها، انیمیشن‌ها، ترنزیشن‌ها و دیگر عناصر چشم نواز استفاده کنید تا پاورپوینت شما جذاب‌تر به نظر برسد. با این حال باید از این عناصر در حد اعتدال و به عنوان تکنیک‌های زیباسازی استفاده کنید، نه به عنوان اصلی‌ترین محتوای پاورپوینت! به عبارت دیگر زیاده روی نکنید. در بسیاری از قالب های آماده افکت هایی نیز تعبیه شده است که در صورت تمایل می توانید آن ها را شخصی سازی نمایید.
برای اضافه کردن ترنزیشن یا انیمیشن یا شخصی سازی افکت های موجود، می توانید از نوار ابزار بالای صفحه بر روی Transition (افزودن افکت گذر اسلاید) و Animation (دادن افکت به عناصر موجود) کلیک کنید.
فراموش نکنید که هنگام ویرایش و اعمال تغییرات، هر چند دقیقه یکبار حتما فایل را ذخیره کنید. برای این کار نیز می توانید همزمان بر روی دکمه S و CTRL فشار دهید.
گام ۴: بررسی نهایی
پس از ساخت پاورپوینت حرفه ای در ۳ گام بالا، حالت نوبت به بررسی نهایی می رسد. شما باید پاورپوینت خود را بررسی کنید و هر گونه اشکالات یا خطاهای احتمالی را برطرف کنید.
مطمئن شوید که همه اسلایدها به درستی نمایش داده می‌شوند، املا و گرامر صحیح است و تمام اطلاعات و منابع مورد استفاده به درستی نشان داده شده‌اند و متن ها، تصاویر و سایر جزئیات واضح هستند.
در صورتی که هدفتان از ساخت پاورپوینت، انجام ارائه و پرزنتیشن است، حتما قبل از ارائه تمرین کنید و محتوا و اسلایدها را به یاد داشته باشید. چون همانطور که گفتیم در این مواقع بهتر است مطالب به صورت کاملا خلاصه و غیر روزنامه وار قرار داده شوند. بنابراین شما هنگام ارائه نمی توانید از روی اسلاید ها روخوانی کنید.
جمع بندی
در این مقاله ۴ مرحله برای ساخت پاورپوینت حرفه ای را شرح دادیم که شامل آماده سازی مطالب، تهیه قالب آماده پاورپوینت، جایگذاری مطالب در قالب و سپس بررسی نهایی می باشد. با انجام این ۴ مرحله، می‌توانید یک پاورپوینت مؤثر، قابل فهم و جذاب ایجاد کنید.
